吴中区武术协会秘书处工作职责制度（讨论稿）

‌第一章 总则

第一条 制定目的

为明确吴中区武术协会（以下简称 “协会”）秘书处岗位职责，规范日常运作流程，提高工作效率与服务质量，保障协会理事会决策落地执行，推动协会各项武术推广、赛事运营、会员服务等工作规范化、制度化开展，依据《社会团体登记管理条例》《民间非营利组织会计制度》及协会章程，特制定本职责。

第二条 机构定位

秘书处是协会的常设办事机构，是协会各项工作的统筹协调与执行中枢。其核心职能是贯彻落实理事会、常务理事会的各项决议，承办协会日常事务、具体业务及对外联络等工作，对协会理事会负责。

第三条 工作原则

1、依法合规：严格遵守国家法律法规、体育行业主管部门及民政部门相关规定，严格执行协会章程及各项管理制度。

2、服务为本：聚焦会员需求、行业发展与协会宗旨，为会员、协会及社会提供高效、专业的武术服务。

3、统筹协调：统筹协会各部门、各专项委员会及会员单位的工作，衔接内外资源，形成工作合力。

4、务实高效：精简流程、明确分工，确保各项工作落地有声、执行到位，杜绝推诿扯皮。

5、公开透明：规范工作流程，主动公开协会相关信息，接受会员、理事会及社会监督。

第二章 组织架构与岗位职责

第四条 组织架构

秘书处设秘书长 1 名，副秘书长若干名，下设办公室、会员服务部、赛事活动部、宣传推广部、财务资产部等核心职能岗位（可根据协会实际规模与发展需求调整配置），实行秘书长负责制。

第五条 秘书长岗位职责

1、全面负责秘书处日常管理工作，组织制定协会年度工作计划、发展规划，并牵头落地实施。

2、组织召开协会会员代表大会、理事会、常务理事会，负责会议筹备、议题拟定及决议的督办落实。

3、统筹协调协会内外重大事务，对接上级体育主管部门、民政部门及相关合作单位，维护协会良好关系。

4、审议秘书处各部门工作方案，审核重要公文、财务预算、对外合作协议等关键文件。

5、负责秘书处团队建设、人员管理及绩效考核，提升团队专业能力与服务水平。

6、向理事会定期汇报协会工作进展、财务状况及重大事项建议，承担协会日常工作的主要责任。

第六条 副秘书长岗位职责

1、协助秘书长开展秘书处日常管理工作，根据分工对应负责某一职能板块（如会员服务、赛事活动、宣传推广等）。

2、牵头落实分管领域的具体工作，制定细分工作计划，协调部门人员完成任务，向秘书长汇报进度。

3、参与协会重大事项研讨，提出专业建议，协助秘书长处理内外协调、矛盾化解等事务。

4、秘书长缺位时，按分工或授权代行秘书长部分职责，保障协会工作正常运转。

第七条 办公室（综合行政岗）岗位职责

1、公文与档案管理：负责协会公文、报告、函件的起草、审核、印发与归档；建立健全协会人事、行政、业务、会议等档案，规范资料保管与查阅。

2、会议会务：承办各类会议的会务工作，包括通知下发、场地布置、资料准备、会议记录、纪要整理及决议事项的跟踪督办。

3、行政后勤：负责协会办公场所、办公用品、办公设备的日常管理与维护；承担来访人员接待、车辆调度等后勤保障工作。

4、制度执行：协助落实协会各项内部管理制度，监督秘书处各部门工作纪律、考勤等制度执行情况。

5、内部协调：衔接秘书处各部门工作，统筹协调日常事务，确保信息畅通、工作衔接顺畅。

第八条 会员服务部岗位职责

1、会员管理：负责会员发展、入会资格审核、会费收缴、会员登记建档；办理会员入会、退会、信息变更等手续，维护会员信息库。

会员联络：定期组织会员交流活动，收集会员诉求与建议，及时反馈至理事会及相关部门，维护会员合法权益；增强会员凝聚力。

2、资质服务：协助开展会员武术段位、教练员、裁判员、社会体育指导员等资质的申报、审核、公示工作。

3、公益对接：组织会员参与武术进社区、进校园、进乡村等公益推广活动，落实全民健身相关工作。

第九条 赛事活动部岗位职责

1、活动策划：结合协会宗旨与市场需求，策划年度武术赛事、展演、交流、公益演出等活动，制定详细活动方案。

2、赛事承办：承办上级体育部门交办或协会主办的各级武术比赛、段位考评、资格考试等活动，负责场地落实、裁判组织、选手报名、赛程编排等全流程工作。

3、安全保障：负责活动现场的安全管理、秩序维护、应急处置预案制定与实施，确保活动安全有序开展。

4、行业协作：对接各武术场馆、培训机构、武术爱好者群体，统筹活动资源，推动区域武术活动规范化开展。

第十条 宣传推广部岗位职责

1、品牌建设：负责协会品牌形象塑造与推广，制定年度宣传计划，打造协会专属宣传标识与特色内容。

2、宣传矩阵管理：负责协会官方网站、微信公众号、视频号等宣传平台的日常运营、内容更新与粉丝互动；统筹活动宣传海报、短视频、新闻稿等物料制作。

3、信息发布：及时发布协会公告、活动动态、行业资讯、会员风采等信息，传递协会声音，扩大协会影响力。

4、对外合作：对接媒体资源、合作机构，开展联合宣传、跨界合作，提升协会知名度与美誉度。

5、文化传播：挖掘吴中区武术文化特色、非遗武术资源，通过宣传平台推广传统武术文化，推动文化传承。

第十一条 财务资产部岗位职责

1、财务管理：负责协会日常财务核算、经费收支、票据管理、税务申报等工作；编制年度财务预算与决算，定期向理事会及会员代表大会汇报财务状况。

2、资金管理：严格执行财务审批制度，规范经费报销流程，确保资金专款专用；管理协会银行账户，严禁设立 “小金库”，保障资金安全。

3、资产管理：协助执行协会资产管理制度，负责固定资产、低值易耗品的登记、台账建立、盘点及维护；配合完成资产购置、处置等手续办理。

4、审计配合：配合第三方审计机构开展年度财务审计，确保财务数据真实、合规；接受理事会及监事会的财务监督检查。

第三章 核心工作职责

第十二条 日常管理工作

1、落实协会理事会各项决议，统筹秘书处各部门工作，确保日常运营有序、高效。

2、规范协会公文流转、档案管理、行政后勤等流程，建立标准化工作台账。

3、负责协会印章、证照的管理，按规定使用印章，办理证照年检、变更等手续。

第十三条 会员服务与组织建设

1、构建完善的会员服务体系，为会员提供资质咨询、活动报名、技术指导等全方位服务。

2、推动会员队伍建设，吸纳优秀武术人才、场馆机构入会，壮大协会规模与影响力。

3、组织会员开展技能交流、公益活动、行业研讨等，促进会员共同发展。

第十四条 赛事与业务开展

1、统筹年度武术赛事、培训、展演等活动的组织实施，打造协会特色活动品牌。

2、对接上级部门任务，承办各类武术相关赛事、考评工作，规范执裁流程，保障赛事公平公正。

3、推动武术文化推广与普及，开展公益培训、进校园、进社区等活动，助力全民健身。

第十五条 对外联络与协调

1、加强与江苏省、苏州市及吴中区体育主管部门、民政部门的沟通对接，及时落实政策要求、汇报工作进展。

2、联络兄弟武术协会、社会组织、文化机构等，开展交流合作，整合行业资源。

3、协调协会内部各部门、会员单位

                           2026年5月30日

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