吴中区武术协会印章使用和管理制度（讨论稿）
发布时间：2026-05-27 点击数：55
第一章 总则
第一条 制定目的
为规范吴中区武术协会（以下简称“协会”）各类印章的刻制、保管、使用及缴销流程，维护协会合法权益与公信力，保障协会各项武术推广、赛事组织、会员管理、公益交流等工作有序开展，防范印章使用风险，依据《社会团体登记管理条例》《社会团体印章管理规定》及协会章程，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于协会公章、财务专用章、法定代表人名章、业务专用章、赛事专用章等所有正式印章的全流程管理，涵盖协会全体工作人员、理事会成员、各部门负责人及经授权使用印章的相关人员。
第三条 管理原则
印章管理遵循专人保管、审批在先、用印登记、责任到人、规范合规的原则，所有印章仅限协会公务使用，严禁私自使用、外借、挪用，确保印章使用与协会宗旨、业务范围及国家法律法规、协会章程保持一致。
第二章 印章的刻制、启用与缴销
第四条 印章刻制
1. 协会各类印章的刻制，须经理事会或常务理事会审议通过，由协会秘书处统一申请，严禁任何个人私自刻制协会印章。
2. 刻制印章需严格按照社会团体印章管理规定，到吴中区社团登记管理机关办理备案手续，经公安机关核准后，到指定正规机构刻制，印章规格、式样、文字须符合国家及地方相关规定。
3. 新刻制印章完成后，由秘书处登记印章名称、规格、刻制日期、保管人，留存印模备案，方可正式启用。
第五条 印章启用
新印章启用前，秘书处需发布正式启用通知，明确启用日期、使用范围及相关要求，同时废止旧印章（如有），并做好新旧印章交接登记。
第六条 印章变更、缴销与销毁
4. 协会名称变更、法定代表人更换、印章损坏或遗失，须及时办理印章变更或重新刻制手续，原印章立即停止使用。
5. 印章遗失、损毁，保管人须第一时间向协会负责人报告，及时在相关媒体发布作废声明，按流程重新刻制，并追究相关人员责任。
6. 协会注销、撤销或印章不再使用时，由秘书处将全部印章交回吴中区社团登记管理机关封存或按规定销毁，严禁私自留存、转让或丢弃。
7. 印章销毁需填写《印章销毁登记表》，由协会负责人、监销人、保管人共同签字确认，登记造册后报送相关部门备案。
第三章 印章的保管
第七条 保管责任
8. 协会印章实行专人专柜保管制度，明确各类印章保管责任人：
◦ 协会公章、业务专用章由协会秘书长或指定专职工作人员保管；
◦ 财务专用章、法定代表人名章由财务人员分开保管，遵循“章证分离、印鉴分管”原则；
◦ 赛事专用章由负责赛事组织的部门专人保管，仅限赛事相关工作使用。
9. 印章保管人是印章安全第一责任人，须妥善保管印章，确保印章不丢失、不损毁、不被盗用，不得擅自委托他人代管，确需委托代管的，须经协会负责人批准，办理书面委托手续，明确代管责任。
10. 印章保管人离职、调岗时，须办理印章及相关登记资料交接手续，由协会负责人监交，交接双方签字确认，完成交接后方可办理离职或调岗手续。
第八条 保管要求
11. 印章须存放在专用保险柜或带锁文件柜内，做到人走章收，严禁随意放置。
12. 严禁将印章带出协会办公场所使用，确因公务需要外出用印的，须经协会主要负责人批准，由保管人陪同前往，用印完毕立即带回，做好外出用印登记。
13. 定期检查印章保管情况，发现印章异常、损坏、遗失等情况，立即上报并采取应急措施。
第四章 印章使用范围
第九条 各类印章使用范围
14. 协会公章：用于协会对外发布公文、函件、证明、声明，签订合作协议、意向书，上报各类统计报表、申请材料，出具会员资格证明、荣誉证书，办理社团登记、年检等具有法律效力的重要文件，是协会核心印章。
15. 财务专用章：仅限用于财务票据、银行结算、经费报销、财务报表、收支凭证等财务相关业务，不得用于非财务类文件。
16. 法定代表人名章：用于财务结算、合同签署、银行开户、年检申报等需法定代表人确认的文件，与公章、财务专用章配合使用。
17. 业务专用章：用于会员登记、培训通知、武术交流活动备案、日常业务往来文件等一般性业务工作，不具备对外重大法律效力。
18. 赛事专用章：仅限用于协会主办、承办的各类武术赛事报名、成绩证书、赛事通知、参赛证明等赛事专项工作，赛事结束后及时封存。
第十条 禁止使用范围
严禁在空白纸张、空白表格、空白证明、空白合同上加盖印章；严禁将印章用于与协会武术推广、赛事组织、会员服务等无关的事项；严禁为个人、其他单位或非法活动提供用印担保；严禁使用印章从事违法违规、违背协会宗旨的活动。
第五章 印章使用审批流程
第十一条 基本流程
印章使用严格执行**“先申请、后审批、再用印”**流程，无审批手续或审批手续不全的，保管人有权拒绝用印。
19. 用印申请：使用人需填写《吴中区武术协会印章使用申请表》，注明用印部门、用印日期、文件名称、份数、用印事由、用印印章类型、申请人等信息，附相关文件原件或复印件。
20. 分级审批：根据用印事项重要程度，实行分级审批管理：
◦ 一般性业务文件、会员通知、培训证明、日常函件等，由部门负责人审核，秘书长批准；
◦ 对外签订合同、协议，出具重要证明，上报政府部门材料，赛事重要文件等，由秘书长审核，协会会长/法定代表人批准；
◦ 涉及协会重大决策、重大合作、资产处置、法律文书等重要事项，须经理事会或常务理事会集体研究通过后，由会长/法定代表人批准。
21. 登记用印：审批通过后，用印人到保管人处办理用印手续，保管人核对审批意见与文件内容一致后，在《印章使用登记台账》上详细登记，由用印人、保管人共同签字，方可加盖印章。
22. 文件归档：用印完毕后，重要文件原件由秘书处统一归档留存，建立档案台账，便于后续查阅。
第十二条 特殊情况处理
23. 紧急公务需临时用印，无法及时办理书面审批的，须经协会主要负责人电话或微信授权，事后24小时内补齐书面审批手续。
24. 电子印章使用参照本制度执行，实行同等审批流程，电子印章由专人管理，严禁私自复制、使用。
第六章 责任追究
第十三条 违规责任
凡违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予协会内部通报批评、职务调整、取消相关资格等处理；造成经济损失或不良影响的，依法追究相关人员法律责任：
25. 私自刻制、伪造、变造协会印章的；
26. 擅自使用、外借、转让、挪用印章的；
27. 在空白文件、虚假文件上加盖印章的；
28. 印章保管不善导致遗失、损毁、被盗用，未及时上报的；
29. 超越审批权限、未按流程审批用印的；
30. 利用印章从事违法违规、违背协会宗旨活动的；
31. 其他违反印章管理规定的行为。
第十四条 连带责任
印章保管人未履行保管责任，违规用印的，与用印人承担连带责任；审批人未严格审核用印事项，违规审批的，承担相应审批责任。
第七章 附则
第十五条 台账管理
秘书处负责建立健全印章刻制、启用、保管、使用、缴销全流程台账，留存申请表、登记册、印模、交接记录等资料，档案保存期限按照协会档案管理规定执行，长期留存备查。
第十六条 制度修订
本制度根据国家法律法规、社团管理规定及协会发展需要，可经理事会审议通过后修订，修订后重新发布执行。
第十七条 生效日期
本制度经吴中区武术协会理事会审议通过，自发布之日起正式施行，由协会秘书处负责解释。
2026年5月30日