吴中区武术协会会议制度（讨论稿）

‌第一章 总则

第一条 制定目的

为规范吴中区武术协会（以下简称“协会”）各类会议组织、召开与管理流程，保障会议决策的民主性、科学性、规范性和高效性，明确各类会议职责、议事规则与工作要求，提升协会运营管理效率，推动武术运动推广、赛事组织、会员服务等各项工作有序开展，依据国家社会团体管理相关法律法规及协会章程，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于协会会员（代表）大会、理事会、常务理事会、监事会、会长办公会、专项工作会议、分支机构会议等所有内部会议，协会全体理事、监事、常务理事、负责人、各部门及分支机构负责人、会员代表均需严格遵照本制度执行。

第三条 会议基本原则

1. 依法依规原则：会议召开、议事、表决均符合国家法律法规、协会章程及本制度规定，确保会议程序合法合规。

2. 民主集中原则：充分听取参会人员意见建议，集体讨论、民主表决，少数服从多数，兼顾协会整体利益与会员权益。

3. 务实高效原则：精简会议流程，明确会议议题，杜绝无关议题，提高会议质量与决策效率，避免形式化会议。

4. 公开透明原则：会议议题、议程、决议按规定公开，接受会员与监事会监督，涉及重大事项及时公示。

5. 保密原则：涉及协会机密、未公开决策、会员隐私及重要工作部署的会议内容，严格遵守保密规定，不得擅自泄露。

第二章 会议类型及职责、召开频次

第四条 会员（代表）大会

6. 会议职责：协会最高权力机构，负责制定和修改章程、选举和罢免理事与监事、审议理事会及监事会工作报告、审议协会财务预决算报告、审议重大事项决策、决定协会合并、分立、终止等重大事宜。

7. 召开频次：每5年召开一次（与协会换届同步）；遇特殊情况需提前或延期换届的，须经理事会表决通过，报业务主管单位审查并经社团登记管理机关批准，延期换届最长不超过1年；有三分之一以上会员代表提议或理事会、监事会共同提议，可召开临时会员（代表）大会。

第五条 理事会会议

8. 会议职责：会员（代表）大会闭会期间的执行机构，对会员（代表）大会负责；执行会员（代表）大会决议；选举和罢免会长、副会长、秘书长；筹备召开会员（代表）大会；向会员（代表）大会报告工作和财务状况；决定办事机构、分支机构、代表机构的设立、变更和终止；决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；领导协会各机构开展工作；制定内部管理制度；审议年度工作计划、工作总结、财务预算及决算；处理其他重大日常事务。

9. 召开频次：每年至少召开两次；遇重大紧急事项，经会长或三分之一以上理事提议，可召开临时理事会会议。

第六条 常务理事会会议

10. 会议职责：理事会闭会期间，行使理事会部分职权，对理事会负责；落实理事会决议；研究处理协会日常重大工作事项；审议专项工作方案、活动策划、经费使用等事宜；协调解决协会运营中的突发问题；临时处理需紧急决策的事项，事后向理事会报告。

11. 召开频次：每季度召开一次；遇紧急工作、重大赛事活动筹备等情况，可随时召开临时常务理事会会议。

第七条 监事会会议

12. 会议职责：监督协会章程、会员（代表）大会及理事会决议执行情况；监督理事会、常务理事会、协会负责人履职情况；监督协会财务收支、资产管理合规性；审议监事工作报告；研究处理会员投诉、违规事项调查等监督工作；向会员（代表）大会、理事会提交监督意见与建议。

13. 召开频次：每半年至少召开一次；针对重大监督事项、专项调查工作，可召开临时监事会会议。

第八条 会长办公会

14. 会议职责：处理协会日常行政与运营事务，沟通协调各部门、分支机构工作；研究落实理事会、常务理事会决议的具体措施；审议日常经费开支、小型活动方案、对外合作对接等常规事项；听取秘书处工作汇报，解决日常工作中的难点问题；商议需提交理事会、常务理事会审议的议题。

15. 召开频次：每月召开一次，可结合协会工作实际，采取线下或线上形式召开。

第九条 专项工作会议

16. 会议职责：针对武术赛事组织、教练员裁判员培训、段位考评、武术文化推广、公益活动、会员服务、对外交流等专项工作，召开专题研讨、部署、推进会议，明确工作分工、时间节点、责任主体，保障专项工作落地实施。

17. 召开频次：根据专项工作需求不定期召开，由牵头部门或分管负责人提议组织。

第十条 分支机构会议

18. 会议职责：各专项委员会、分会、工作小组落实协会决议，研究部署本领域武术工作，开展业务交流、工作汇报，解决分支机构内部管理与业务开展问题。

19. 召开频次：每半年至少召开一次，由分支机构负责人组织召开。

第三章 会议筹备与召开流程

第十一条 会议筹备

20. 议题征集：会议召集部门/负责人提前征集会议议题，议题需明确、具体，附相关背景资料、方案草案，杜绝临时新增无关议题；重大议题需提前准备书面材料，供参会人员提前审阅。

21. 通知发布：常规会议需提前3-5个工作日向参会人员发送正式通知，临时会议可适当缩短通知时间，但需确保参会人员知晓；通知内容包括会议时间、地点、形式、议题、参会人员、需准备的材料等。

22. 人员落实：确认参会人员名单，通知参会人员准时参会，如需请假需提前履行请假手续；会议需安排专人负责签到、会议记录、资料分发、后勤保障等工作。

23. 材料准备：提前整理会议议程、议题资料、相关文件、数据报表等，按参会人数准备纸质或电子材料，确保会议顺利开展。

第十二条 参会要求

24. 参会人员需按时到场，自觉遵守会场纪律，保持会场秩序，不得无故缺席、迟到、早退；确因特殊情况无法参会的，须提前向会议召集人书面请假，可委托相关人员代为参会并表达意见（会员代表大会、理事会、监事会等表决会议，委托参会需符合章程规定）。

25. 参会人员需提前熟悉会议议题及相关资料，围绕议题积极发言、理性讨论，提出切实可行的意见建议，发言需简洁明了、紧扣主题。

26. 参会人员需严格遵守保密纪律，对会议未公开的决议、讨论内容、涉密信息，不得擅自向外传播、泄露。

第十三条 会议召开与议事表决

27. 会议由指定负责人主持，主持人需按既定议程推进会议，把控会议时间与讨论方向，确保会议高效进行。

28. 议事流程：先由牵头负责人介绍议题背景、方案内容，再由参会人员讨论发言，最后形成统一意见或进行表决。

29. 表决规则：

◦ 会员（代表）大会、理事会、常务理事会、监事会会议，实行一人一票制，表决方式可采取举手、无记名投票等形式；

◦ 会员（代表）大会决议，须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效；

◦ 理事会、常务理事会决议，须经到会理事/常务理事三分之二以上表决通过方能生效；

◦ 监事会决议，须经到会监事三分之二以上表决通过方能生效；

◦ 表决结果由主持人当场宣布，不同意见需如实记录，少数服从多数，保留不同意见。

30. 会议遇重大分歧无法达成一致时，可暂缓表决，进一步调研论证后，另行召开会议审议。

第四章 会议记录与纪要管理

第十四条 会议记录

31. 所有会议必须指定专人负责如实记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员及请假原因、会议议题、讨论发言要点、表决结果、形成的决议、工作部署与责任分工、完成时限等关键信息。

32. 会议记录需客观、完整、准确，不得遗漏重要内容，不得篡改发言内容，记录人需在会议记录上签字，主持人审核签字确认。

33. 会议记录作为协会重要档案，永久保存，不得随意涂改、损毁、丢失。

第十五条 会议纪要

34. 会议结束后3个工作日内，由记录人整理形成会议纪要，纪要需简明扼要、突出重点，明确会议决议事项、工作要求、责任主体、完成期限。

35. 会议纪要经主持人审核、会长签字确认后，印发至全体参会人员、相关责任部门及分支机构；重大会议纪要需报业务主管单位备案。

36. 会议纪要统一编号、归档管理，便于查阅、追溯与落实。

第五章 会议决议落实与督办

第十六条 决议执行

会议形成的决议、部署的工作，由相关责任部门、责任人严格按照会议要求执行，确保按时保质完成，不得拖延、推诿、拒不执行。

第十七条 督办检查

37. 秘书处为会议决议督办责任部门，负责跟踪、督促决议落实情况，建立会议决议督办台账，定期检查工作进展，及时向会长、理事会反馈落实情况。

38. 监事会对会议决议执行情况进行监督，对未按要求落实、执行不力的部门或个人，提出整改意见，督促限期整改。

第十八条 反馈汇报

责任部门/责任人需及时向秘书处或会议召集人汇报决议执行进度，工作完成后提交书面总结，确保会议决议闭环管理。

第六章 会议纪律与责任追究

第十九条 会场纪律

参会人员需将通讯设备调至静音或震动状态，不得在会场内随意走动、交头接耳、玩手机、处理与会议无关事务；严禁喧哗、吵闹、扰乱会场秩序，违者由主持人提醒制止，情节严重的取消参会资格。

第二十条 责任追究

39. 无故缺席、多次迟到早退，且不履行请假手续的参会人员，由协会予以通报批评。

40. 拒不执行会议决议、拖延工作、敷衍履职，导致协会工作延误或造成损失的，追究相关责任人责任，情节严重的按协会章程及相关规定处理。

41. 擅自泄露会议涉密内容、散布不实言论，损害协会声誉或利益的，视情节轻重给予警告、通报批评，直至罢免相关职务；造成严重后果的，依法追究相关责任。

42. 会议记录、纪要弄虚作假、遗漏重要内容、管理不善丢失的，追究记录人及相关负责人责任。

第七章 附则

第二十一条 会议形式

协会各类会议可根据实际情况，采取线下现场会议、线上视频会议、线上线下结合会议等形式，线上会议需确保参会人员全程在线、有效参与，表决程序合规有效。

第二十二条 制度衔接

本制度与国家法律法规、协会章程不一致的，以法律法规及协会章程为准；本制度未尽事宜，由理事会研究补充修订。

第二十三条 制度解释与修订

本制度由协会理事会负责解释，修订须经会员（代表）大会审议通过。

第二十四条 生效日期

本制度经吴中区武术协会会员（代表）大会审议通过后，自发布之日起正式施行。

                    2026年5月30日

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